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实验室远程评审准备要点解析
发布时间:2022-05-27 文章来源:质量与认证 公众号  浏览次数:1905

在全球新冠肺炎疫情暴发的大环境下,由于各国疫情防控的要求,有的国家还无法到实验室完成现场评审,远程评审成为了主流的评审方式,国内外认证认可机构也纷纷发布远程评审指导文件和要求。本文从实验室角度讨论了远程评审的侧重点,提出做好实验室远程评审准备工作的建议。


实验室远程评审准备要点解析


文/王连杰1,2   张广跃3   张艺娜1,2

      1.天津天传电控设备检测有限公司   2.天津电气科学研究院有限公司   3.中国质量认证中心


由于全球范围内新冠肺炎疫情的扩散,各国为了避免人员出行带来感染和传播新冠病毒的可能,纷纷出台了限制人员出行的政策。因此,国内外认证认可机构陆续出台远程评审的指导文件和要求,评审组和实验室借助信息和通信技术,搭建远程评审平台,采用远程评审的方式达到评审效果。本文从实验室的角度讨论做好远程评审应进行的区别于现场评审的准备工作以及如何保证评审的有效进行。



一、成立评审会务组



实验室内部应组建评审会务组,根据认证认可机构和评审组的计划做出实验室评审策划,对评审时间、评审顺序、评审方式等内容做出详细说明,并负责根据策划组织实施。


评审会务组应详细阅读评审机构发布的远程评审指导文件和要求。通常该文件会写明评审需要准备的信息和通信技术(简称ICT)。应用ICT技术来收集、存储、检索、处理、分析和发送信息,包括软件和硬件,如智能手机、手持设备、笔记本电脑、台式电脑、无人机、摄像机、可穿戴技术、人工智能等[1]。实验室和检验机构应与评审组在评审正式开始前共同确认所使用的ICT技术以及ICT技术所使用的范围,并将其列入评审计划。



二、ICT技术的准备



应用ICT技术是现场评审和远程评审的主要区别之一,也是实现远程评审的必备资源,ICT技术的使用直接影响了远程评审的效率和有效性。实验室准备的ICT技术应能保证评审工作的有效性、安全性、可靠性、流畅性、机动性。由于评审时间相对固定且集中,所以应做好与评审相关的应急处理措施,**程度地保证评审按规定时间有效完成。



三、实验室的准备工作



1.会议平台


实验室应准备基本的交流、沟通平台,借助软件和硬件使用互联网技术满足评审方与实验室间的首次会议、末次会议以及评审过程中的交流,应评估评审组所在地理位置,选择合适的会议平台,如互联网会议软件、即时通讯软件、电话等,特别对于处在国外地区的评审专家应提前评估软件的连通性,必要时可组织各参与方进行预评审网络调试会。


 2.文件准备和传输工具


与现场评审相同,评审专家需要抽查实验室运行记录和相关证明文件。不同的是,远程评审要求实验室在评审前或评审时将相关材料转化为电子版,经过互联网传输给评审专家进行审查。该项工作需要准备快速扫描设备,满足扫描大量纸质文档的需求。电子文档应字体清晰易读、体积大小格式易于传输,否则应对文档进行批量缩小文件体积、调正、调色、去除底纹等操作。而传输工具可选择会议平台的文件传输功能(但一般都有限制),或者使用邮箱、FTP(或FTPS)服务器、网盘、LIMS系统等方式,选择时应考虑评审双方当前网络环境,选择及时高效、安全可控的传输方式。


 3.实时视频系统 [2]


由于评审现场往往有见证试验的需求,要求具备机动性较高的实时视频系统(LSV),使评审方能够清晰地观察到试验现场的全貌、试验仪器设备、仪器设备的校准标识、屏幕显示(特别应注意屏幕的背光显示问题)、原始记录数据等,这是对现场评审要求最高的准备工作之一。有条件时应至少布置两个摄像机位,一个用于拍摄整体试验现场的全貌,另一个根据评审老师的要求拍摄具体试验操作区域或显示屏数据。摄像设备应**程度地保证在移动时和静止时画面流畅、清晰、稳定、不变形、不模糊,双方声音清晰、连续、稳定、无回音、无噪音或低噪音,应特别注意开启多台终端时的实时视频系统产生的回音效应。很多实验室都会选择智能手机作为摄像设备,但是手持手机时会出现不同程度的晃动、模糊以及因光线问题引起的图像曝光不足,这些现象对远程评审的效果大打折扣,因此有条件时应搭配合适的辅助设备,如手持摄像机稳定器、降噪耳机、补光灯等设备,摄像设备在布置上应尽量接近现场评审时的目视效果。


 4.网络


 网络是评审组和实验室联系、沟通、实施评审的主要媒介,若想保障评审全程的连通性应提前做好调试和冗余方案。评审时实验室一般使用公司的网络即可,应尽量使用技术或人为手段限制公司其他网络终端大量占用网络资源,为评审工作提供绿色通道。 


为了做好冗余方案,在配置网络时应考虑准备不同网络线路和网络覆盖方式,以应对网络堵塞导致不能达到评审效果的情况。网络应覆盖到评审需要的场地,满足首末次会议、实验室参观、目击试验等不同场地的网络需求。使用有线网络覆盖技术时,应提前确定网络接口牢固可靠,网线布线方式不要对试验场地造成影响。使用无线网络覆盖技术时,还应注意两个或多个无线信号发射器的覆盖范围重叠时,可能出现不能自动切换到最优无线信号发射器而导致网络信号变差的情况,应采取措施保证始终连接到信号强度最优的无线信号发射器,从而保证无线网络连接质量。


在评审前应统一确定最终的网络使用方案,确定好主要网络和备用网络,实验室应在评审前统一组织相关人员对这些场地的不同网络线路、不同网络覆盖方式及效果做全面的连接测试。

 

5.应急措施

 

准备应急措施是为了在出现意外情况时,能够快速恢复评审,尽量减少评审中断的时间,不因意外情况导致无法按时完成评审,避免浪费评审双方的时间。评审会务组应提前规划,在会议平台、文件准备和传输工具、文件传输、LSV系统、网络等容易出现故障的几个方面做好应急措施,保障评审过程的可靠性。


6.会务保障


要求配置一人或多人作为会务保障人员,有条件的可为每位评审专家配备一位会务保障人员,该人员应属于评审会务组且经过评审协助相关的培训,具备使用上述ICT工具以及解决突发情况的能力。不但要熟悉实验室评审策划的内容,能够及时解决实验室可能出现的导致评审中断的问题,还要能随时解决可能出现的连接问题,负责及时反馈给评审会务组评审情况及启动备用措施。对于实验室规模较大,需提供大量文件供评审专家审查的,会务组还应配备适当数量的人员专门负责准备、扫描、处理、收发文件,节省其他参加评审人员的时间。接受国外评审专家时还应配备适当数量的英文翻译,并提前对其进行评审相关的培训。


7.安全性保障


远程评审的所有内容和文件都是通过网络方式传输,根据保密性要求,应对客户的信息进行保密,保护客户和实验室的机密信息。如何保证远程评审中的实验室信息保密,以及在电子信息传输过程中的信息安全,现阶段是对远程评审的一个挑战[3]。通常可采用以下方式。


(1)对文件进行加密,对常见office文档、PDF文档等可使用软件的最新版本自带的加密功能进行加密,对较多文件也可使用压缩软件进行加密后再发送,密钥通过其他方式随后分开发送。


(2)对文件加水印,在文档文件、视频文件上加唯一性水印(如个人姓名、手机号、版权信息、用途说明等)是近年来直播教育行业常用的防盗播、防录制、防止非法传播的有效手段,可有效降低信息非法或意外泄露的风险。


(3)对传输方式加密,不使用FTP等未加密的传输技术,优先选用带加密(如SSL加密)的成熟传输技术,并对访问用户设定高强度密码。


(4)对会议室平台、LSV系统、公司网络等设定访问密码,授权后方可访问使用,禁止无关人员未经授权的访问。


(5)对于传输后的文件应与评审组确认保存方式,必要时可要求评审组在评审后删除相关文件或签订保密协议。


8.监督保障


远程评审不可避免地会对评审组获取信息和审核内容的客观性产生影响,这也对实验室的诚信提出了更多要求。实验室应诚实地向评审组展示实验室真实的体系运行和技术能力,不得刻意隐瞒、故意造假。实验室和检验机构应及时提供评审组要求的远程评审所需的各类材料,并确保材料的真实性。评审会务组也应有人员全程监督实验室人员参与评审的过程。

 

远程评审作为一种新的评审方式已被国内和国际范围接受和推广,整体上节省了很多资源,但实验室认可远程评审在我国仍是一个新生事物,对全球的认可行业也是一个新挑战。远程评审是新的发展趋势,是科技技术的发展所带来的应用成果,特别是随着5G技术和VR技术的发展和加速推广应用,远程评审技术的效果将得到进一步的提升。但是,目前远程评审的效果还不是十分理想,特别是在评审有效性和信息安全方面还需要特别加强。若旅行政策允许,在评估感染和传播新冠肺炎疫情的风险后,现场评审对于评审双方仍然是最优的选择,毕竟现场评审时评审双方能够更充分地沟通交流,更大程度地达到评审的目的。


[参考文献]

[1]中国合格评定国家认可委员会.实验室和检验机构认可远程评审的应用说明:CNAS-EL-20:2021[S/OL].(2021.06.01)[2022-03-16].https://www.cnas.org.cn/rkgf/sysrk/rksm/2021/05/905478.shtml.
[2]IECEE-CMC.IEC SYSTEM OF CONFORMITY ASSESSMENT SCHEMES FOR ELECTROTECHNICAL EQUIPMENT AND COMPONENTS (IECEE):IECEE-CMC /2199A/AC [S/OL].(2021-02-18)[2022-03-16].https://www.iecee.org/documents/pdf/cmc2199aac.pdf.
[3]陈迪,史光华,吉黎明.实验室认可远程评审技术探讨[J].质量与认证,2020(7):52-55.


信息来源 《质量与认证》杂志2022年5月刊

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